Hey ondernemer, je bent lekker bezig als ‘one person team’ maar het kan zo zijn dat je op een gegeven moment wat hulp nodig gaat hebben. Dit is het moment wanneer de Virtual Assistant om de hoek komt kijken. Het starten van het bouwen van je team kan spannend zijn maar is vaak ook essentieel om je business verder te laten groeien. Ook als jij al met een team werkt en jullie meer willen focussen op de groei van jullie organisatie is het relevant om met een Virtual Assistant aan de slag te gaan. Maar wat kun jij zelf doen voor je samen gaat werken met een VA? Hieronder 4 tips.
Zelfreflectie
Zonder meteen zweverig te worden is het toch goed om even bij jezelf(of je team) stil te staan en jezelf in ieder geval de volgende vragen te stellen om erachter te komen hoe jij het meeste uit een samenwerking met een VA kan halen.
- Waar krijg je energie van?
- Wat zijn de dingen die je tegenhouden om dingen te doen die je energie geven?
- Waar ben je goed in?
- Waar ben je minder goed in?
Deze vragen gaan je helpen om straks te kunnen beslissen welke taken je wilt gaan uitbesteden en welke je zelf wilt blijven doen. Neem gerust een paar dagen de tijd om deze vragen te beantwoorden en kijk na een paar dagen nog eens naar je gegeven antwoorden om ze eventueel nog verder aan te vullen. Een andere belangrijke vraag om jezelf te stellen tijdens deze zelfreflectie is:
- Wat is jouw tijd waard?
Ja, tot nu toe heb je het inderdaad ook zelf kunnen doen (of met je huidige team) maar wat als je de uren die je nu aan die bepaalde tijdrovende taak besteed kan steken in het verder laten groeien van je business. Dan zijn die uurtjes toch ineens wat meer waard geworden!
Beslis wat je een VA wilt laten doen
Oke, nu je jezelf bovenstaande vragen hebt gesteld is het tijd om te gaan bepalen welke taken je wilt gaan uitbesteden. Het is klaar met‘’ Ik weet nog niet precies met wat maar ik weet wel dat ik hulp kan gebruiken’’. Dat een VA zo breed en flexibel inzetbaar is maakt deze keuze niet direct makkelijker. Mocht jij het ook lastig vinden om deze keuze te maken schrijf dan eens een aantal dagen lang alle taken op die je zelf doet. En met alle taken bedoelen we ook echt alles wat met jouw business te maken heeft. Van het schrijven van teksten tot het maken van facturen en het bijhouden van je social media. Maak nu onderscheid welke van deze taken je zelf moet doen en welke taken je makkelijk aan iemand zou kunnen uitleggen (en natuurlijk overdragen). Leg deze lijst naast de lijst met taken waar je zelf minder energie van krijgt of niet goed in bent et voila; dit zijn de taken die je aan een VA kunt gaan uitbesteden.
Maak schermopnames
Nu de taken die je wilt gaan uitbesteden zijn bepaald kun je ook alvast nadenken over hoe je dit gaat uitleggen aan je VA. We willen natuurlijk niet dat hier veel tijd aan besteed wordt en willen snel en hands-on aan de slag. Het kan daarom handig zijn om bepaalde taken die wat extra uitleg vragen alvast op te nemen wanneer jij deze zelf uitvoert. Hierdoor hoef jij dit niet meerdere keren uit te leggen en kan de VA deze schermopname nog eens terug kijken als er vragen ontstaan. Er zijn meerdere apps en websites die je hierbij kunnen helpen maar ik gebruik zelf Loom. Dit is een gratis add-on voor Google Chrome waar je onbeperkt en gratis je scherm, webcam of beide kan opnemen. De video’s worden in je eigen account opgeslagen, waarna je ze eventueel kunt bewerken en delen.
Kies de juiste VA
Doe onderzoek, vraag rond en plaats eventueel een oproep op LinkedIn of op een Facebook groep. Het is belangrijk dat je een samenwerking aangaat met de juiste VA voor jouw taken en jouw organisatie. Let bij het kiezen van een VA op de juiste werkervaring, aanbevelingen van anderen (eventueel binnen jouw netwerk) en natuurlijk een goede klik. Persoonlijk vind ik het altijd fijn om even met elkaar te bellen om alvast kort kennis te maken dus mocht jij klaar zijn voor een VA; I’m only one call away.